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„Die ehrenamtlichen IHK-Prüfer leisten Herausragendes“

Mit Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und Digitalisierung in der Corona-Krise ausbilden
IHK-Abschlussprüfung im Messe- und Congresszentrum Halle Münsterland

IHK-Abschlussprüfung im Juni 2020: Im Messe- und Congresszentrum Halle Münsterland legen 962 Auszubildende verteilt auf drei Hallen ihre Prüfung ab.

© Emmerich / IHK Nord Westfalen

Die Prüfungsorganisation in der Aus- und Weiterbildung bedeutet in Corona-Zeiten für alle Beteiligten Stress, Improvisation und vor allem Kommunikation. Beispielhaft für alle IHKs berichten Andreas Brochtrup, Teamleiter kaufmännische Ausbildung, und Stefan Brüggemann, Teamleiter Fortbildungsprüfungen, der IHK Nord Westfalen im Interview von Herausforderungen und Lehren im pandemischen Prüfungsalltag.

DIHK: Was war die größte Herausforderung bei der Organisation der Prüfungen in diesem und im vergangenen Jahr?

Andreas Brochtrup: Bei den schriftlichen Prüfungen ist der Raumbedarf eine der größten Herausforderungen, vor allem, wenn eingeplante Räume abgesagt werden. Allein im Sommer 2020 mussten 62 Prüfungsorte im Münsterland und in der Emscher-Lippe-Region für 7587 zu Prüfenden von den IHK-Mitarbeitenden koordiniert werden. Für hunderte Auszubildende mussten zusätzliche Prüfungsorte sowie eine Vielzahl von zusätzlichen Aufsichten gefunden werden, weil die Lehrkräfte sowie einzelne Berufskollegs als Prüfungsorte wegfielen. Eine besondere Herausforderung ist das Vermeiden von Kontakten vor und nach den Prüfungen. Wir haben dennoch jede Prüfung durchgeführt und konnten so allen Auszubildenden ihren Berufsabschluss ermöglichen.

Stefan Brüggemann: Die größte Herausforderung waren die wechselnden Rahmenbedingungen, der ständige Blick auf die Corona-Schutzverordnung. Wir mussten vor den Prüfungen schauen: Sind die Prüfungen möglich? Unter welchen rechtlichen Vorgaben? Wie viele Quadratmeter, wie viele Personen? Herrscht eine Maskenpflicht? Wie können wir die Kontakte vor und nach den Prüfungen minimieren? Wie hoch ist die maximale Zahl der möglichen Teilnehmenden? Dadurch mussten Planungen für Prüfungen, die am Montag oder Dienstag stattfanden, am Freitag am späten Abend, teilweise auch am Wochenende, kurzfristig geändert werden.

Eine große Herausforderung war auch die Kommunikation mit den Beteiligten, insbesondere als die ersten Prüfungen im März 2020 abgesagt wurden. Ob über die sozialen Medien, die Internetseite oder zahllose Telefonate, die die Mitarbeitenden in meinem Team führen mussten, die ständige Frage war: Finden die Prüfungen statt? Welche Sicherheitsvorschriften gelten? Und man darf nicht vergessen: Auch die Mitarbeitenden sind natürlich Menschen. Sie haben die gleichen Probleme wie alle. Sie müssen persönlich mit der Corona-Pandemie klarkommen und sind an prädestinierter Stelle mit viel Kontakt zu Prüfungsteilnehmenden und Prüfern.

DIHK: Der Raumbedarf bei Prüfungen ist wegen des Infektionsschutzes gestiegen. Wie haben Sie das Raumproblem gelöst?

Brochtrup: In diesem Jahr hatten wir zwei große Messehallen angemietet, im letzten Jahr drei. Eine davon ist ein Impfzentrum geworden. Eine Halle fasst 450 Leute, wir haben also 962 Personen an nur einem Ort geprüft. Das ist gleichzeitig erdrückend und beeindruckend. Und alles hat klasse funktioniert – die Auszubildenden haben gut mitgezogen und sich an das Hygienekonzept der IHK gehalten. Nicht einer hat gemeckert wegen der Masken. Die haben nur ein Ziel: ihre Ausbildung zu beenden.

Brüggemann: Aus unserem Bildungszentrum, wo sonst Hunderte von Seminaren, Lehrgängen, und Veranstaltungen stattfinden, ist ein Prüfungszentrum geworden. Der Raumbedarf ist enorm. Abstandsgebot und Hygieneregeln bedeuten: Noch nicht einmal ein Drittel der regulären Kapazität ist nutzbar. Bisher saßen 30 Leute in einem Raum, jetzt brauchen wir dafür drei Räume. Zusätzlich müssen wir große Räumlichkeiten wie die Halle Münsterland anmieten. Mit 200 angehenden Industriemeisterinnen und -meistern im November 2020 enden die Kapazitäten im IHK-Bildungszentrum. Wir müssen bei allen Prüfungen dafür sorgen, dass die Tische auseinandergestellt und die Räume gelüftet werden und sich alle an die Abstandsregelungen halten. Wir haben Hygienekörbchen zusammengestellt mit Handschuhen, Masken und Desinfektionsmittel.

DIHK: Inwiefern haben Sie aus der Prüfungsorganisation im vergangenen Jahr gelernt? Welche Probleme treten weiterhin auf?

Brochtrup: Organisatorisch haben wir viel gelernt. Wie lasse ich die Prüflinge rein, auf welchen Gehwegen, wie verteile ich die Sitzplätze, wie lasse ich die Prüflinge auf die Toilette? In der Messehalle gibt es ein eigenes Hygienekonzept, die Betreiber unterstützen uns da gut.

Brüggemann: Wir sind definitiv auf einem guten Weg. Aber der aktuelle Zustand ist sicherlich nicht mehr lange tragbar, weil der Aufwand enorm ist und die Mitarbeiterinnen und Prüfer gerade Herausragendes leisten. Es gibt immer noch Mitarbeiterinnen, die schlaflose Nächte haben vor den Prüfungen. Wir tragen eine enorme Verantwortung für die Gesundheit der Aufsichten, Prüfer und Teilnehmenden. Selbstverständlich stellt man sich da die Frage, ob alles gut geht. Halten sich die Teilnehmenden an die Bedingungen? Gibt es Maskenverweigerer? Gibt es Corona-Leugner? Die gibt es auch in den Prüfungen. Wie gehen wir damit um? Am Ende sind wir glücklich, in die Gesichter der Prüfungsteilnehmenden zu sehen, die nach langer Vorbereitungszeit einfach froh sind, dass sie ihre Prüfung ablegen konnten und ihren beruflichen Weg weitergehen können.

DIHK: Der Bedarf an Prüferinnen und Prüfern sowie Aufsichten ist ebenfalls gestiegen. Wie sind Sie damit umgegangen?

Brüggemann: Wir haben zusätzliche Prüfungstage benötigt, da die bisherigen Zeiten nicht mehr durchführbar waren. Hatten wir bisher an drei Tagen mündliche Prüfungen, sind daraus vier oder fünf Tage geworden. Der Bedarf der Prüferinnen und Prüfer hat sich dadurch erhöht, aber auch der Aufsichten. Wir sind sehr stolz darauf, dass die Prüfer so engagiert mitgezogen und zusätzliche Termine übernommen haben. Gleichzeitig ist es schön zu sehen, dass sich auch während der Corona-Pandemie neue Fachkräfte dafür interessieren, ein Prüfer-Ehrenamt zu übernehmen. Neben vielen persönlichen Anfragen, die telefonisch kommen, haben wir eine Vielzahl an Online-Bewerbungen bekommen.  Einen neuen Prüfer oder eine Prüferin in die Prüfertätigkeit einzubinden, ist natürlich schwieriger geworden. Der enge Kontakt mit anderen Prüfern fehlt.

DIHK: Mit welchen Akteurinnen und Akteuren mussten Sie sich bei der Organisation besonders viel abstimmen?

Brochtrup: Wir haben in Nord-Westfalen fünf Kreise und drei kreisfreie Städte, die alle unterschiedliche Gesundheitsämter betreiben. Diese haben unterschiedliche Regelungen und Vorgaben. Dann gibt es den Schulträger, die Bezirksregierung und die jeweiligen Schulleitungen vor Ort. Im letzten Jahr gab es jeden Tag eine neue Hiobsbotschaft. Das war ein einziges Pingpong und echt ermüdend.

Brüggemann: Wichtig war der enge Kontakt zum Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen, wo die grundsätzlichen Bedingungen geschaffen wurden, damit Prüfungen durchgeführt werden können und unter welchen Bedingungen. Gleichzeitig mussten Hygienekonzepte erstellt und mit den örtlichen Gesundheitsämtern abgestimmt werden, um Teilnehmerzahlen von 200 oder mehr zu ermöglichen.

DIHK: Wie haben Sie die Auszubildenden unter diesen besonderen Umständen noch unterstützt?

Brochtrup: Wir haben viele Umschulungen und überbetriebliche Ausbildungen, zum Beispiel zur Fachkraft für Veranstaltungstechnik. Das Problem ist, dass die Auszubildenden momentan kein Praktikum finden, um eine Zulassung zur Prüfung zu bekommen. Dafür gibt es individuelle Lösungen: Ist ein theoretisches Praktikum möglich oder ein Praktikum in einem Betrieb ohne Veranstaltungen? Als Fachkraft für Veranstaltungstechnik kann ich momentan auch kein Projekt für meine Abschlussprüfung planen. Da muss ich auf theoretische Projekte zurückgreifen können. Und was ist mit denjenigen, die am 1. August 2020 eine Ausbildung in der Veranstaltungsbranche angefangen haben? Kann man das Jahr anrechnen oder müssen diejenigen ein Jahr dranhängen? Das muss man bundeseinheitlich prüfen.

Brüggemann: Der Informationsbedarf war bei allen Beteiligten deutlich höher als in den Vorjahren. Welche Prüfungserleichterungen kann es geben?, war eine oft gestellte Frage von Prüfungsteilnehmenden. Für uns war wichtig, dass „IHK-geprüft“ weiterhin ein Qualitätsmerkmal darstellt. Daher waren Erleichterungen in den Prüfungsaufgaben keine Möglichkeit. Wir haben uns bemüht, dass die notwendigen Informationen schnell zu erreichen sind. Eine täglich aktualisierte FAQ-Übersicht im Internet sowie unser Online-Portal waren eine eine wichtige Hilfestellung. Auch die Information der Prüferinnen und Prüfer hat sehr viel Zeit in Anspruch genommen, weil große Unsicherheit herrschte und wir Ängste nehmen mussten.

DIHK: Was wollen Sie in Zukunft beibehalten?

Brochtrup: Das Digitale ist ergänzend gut, das werden wir beibehalten. Ich muss nicht viermal in der Woche für eine Teambesprechung wohin fahren.

Brüggemann: Wir möchten viele Dinge digital fortsetzen. Ein Beispiel ist die Kommunikation mit Prüferinnen und Prüfern. Ausschusssitzungen werden wir sicherlich öfter digital durchführen. Das ist eine spürbare zeitliche Entlastung für unser Ehrenamt, denn wir als Flächenkammer haben das Problem, dass Prüfer zu Sitzungen bis zu einer Stunde Fahrtzeit auf sich nehmen müssen. Ein Punkt ist auch die Möglichkeit, mündliche Prüfungen wie Fachgespräche oder Präsentationen digital durchzuführen. Die Prüferinnen können von zu Hause aus teilnehmen und der Prüfungsteilnehmer kommt zur IHK. Wir werden aber nicht komplett auf Sitzungen in Präsenz verzichten. Oft ist der Plausch in der Pause wichtiger als das Seminar, um Erfahrungen von anderen Prüfungsausschüssen mitzubekommen.

Brüggemann: Wir leben alle von dem Kontakt mit Menschen. Deswegen sind unsere Mitarbeitenden auch Prüfungskoordinatoren, weil sie gerne mit Menschen zusammenarbeiten und wahre Organisationsexperten sind.


Das Interview führte Charlotte Pekel.

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Porträtbild Daphne Grathwohl, Referatsleiterin Strategische Themenplanung und Qualitätssicherung
Daphne Grathwohl Referatsleiterin Strategische Themenplanung und Qualitätssicherung

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Charlotte Pekel Praktikantin