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Wie Sie eine ordnungsgemäße Kassenführung sicherstellen

DIHK informiert über gesetzliche Neuerungen und Handlungsbedarf
Frau bezahlt mit Bargeld an Registrierkasse

Barzahlungen an Registrierkassen unterliegen strengen Vorgaben

© RyanJLane / E+ / Getty Images

Vor allem bei bargeldintensiven Betrieben, etwa in Gastgewerbe und Einzelhandel, überprüfen die Finanzbehörden verstärkt die Kassenführung. Gibt es Beanstandungen, drohen Hinzuschätzungen oder sogar Strafverfahren. Auf was Sie achten müssen, erläutert der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) nun in einem 12-seitigen Infoblatt.

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft – und weitere Regelungen treten zum 1. Januar 2020 in Kraft. Neu geschaffen wurden unter anderem die sogenannte Kassenrichtlinie und das Kassengesetz.

Bereits seit 2018 müssen Unternehmer jeden Verkaufsvorgang detailliert in einem elektronischen System aufzeichnen und eine Verfahrensdokumentation erstellen, die auch Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem enthält. Dazu zählen etwa Fabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten oder Programmieranleitungen. Zudem wurde die "Kassennachschau" eingeführt, die es Prüfern der Finanzverwaltung erlaubt, unangekündigt die Kassenbuchführung sowie die Kasse selbst zu überprüfen.

Zum kommenden Jahreswechsel müssen zum einen grundsätzlich alle Kassen mit einer sogenannten zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden, zu anderen gilt dann auch eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen, also die Pflicht zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.

Auf was Unternehmer im Detail achten müssen, beschreibt der DIHK in seinem 12-seitigen Infoblatt. Dabei geht es auch um Sonderfälle wie die Erfassung von Storno-Vorgängen oder "unbaren" Zahlungen, das Verhalten bei Systemabstürzen oder um den Umgang mit "offenen Ladenkassen".

Zudem enthält die Veröffentlichung eine To-do-Liste für die betriebliche Praxis, eine Zusammenstellung wichtiger Fristen sowie der gesetzlichen Grundlagen.

Das Papier steht hier zum kostenlosen Download bereit:

DIHK-Infoblatt "Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen" (PDF, 202 KB)

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Guido Vogt Referatsleiter Internationales Steuerrecht, Verfahrensrecht