KI-Richtlinie etablieren

Die KI-Richtlinie legt die Rahmenbedingungen für die Nutzung von KI im Unternehmen fest. Daher ist sie in Abstimmung mit den Mitarbeitenden / Betriebsrat, dem Datenschutz, Einkauf, IP Management, Compliance und Geschäftsführung zu erstellen und muss ständig weiterentwickelt werden. Dabei lässt sich Doppelaufwand sehr gut vermeiden, indem man auf Tools und Prozesse zurückgreift, die zum Beispiel im Datenschutz oft schon etabliert sind: 

• Tools zur Risikoanalyse und Risikomanagement einschließlich der Kriterien, nach denen Risiken für das Unternehmen bewertet werden (vergleiche Datenschutzfolgenabschätzung)
   
• Meldeprozesse für Sicherheitsvorfälle (vergleiche DSGVO-Meldeprozess)
   
• Tools zur Erfassung und Dokumentation von KI-Anwendungen und Anwendungsfällen (vergleiche Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten)

Checklisten und Whitelist formulieren

Checkliste zur Prüfung und Freigabe von KI-Systemen, inklusive Whitelist freigegebener KI-Anwendungsfälle: Da die rechtlichen Vorgaben zur KI-Nutzung aus verschiedenen Gesetzen folgen, empfiehlt sich ein mehrstufiger Prozess, in den die betroffenen Fachbereiche, zum Beispiel Recht, HR, IT und Datenschutz, eingebunden werden. Jeder Fachbereich liefert seinen Beitrag in einer umfassenden Checkliste, die insbesondere Aspekte abdeckt wie Datenschutz, IT- und Datensicherheit (siehe hierzu: Cybersicher im Netz), KI-Verordnungscompliance, Lizenzrecht, Urheberrecht, Geheimnisschutz und besondere Vertraulichkeitsverpflichtungen (beispielsweise Gesundheitsdatenschutz, Berufsgeheimnisse von Ärzten, Anwälten, Steuerberatern) sowie die Interne Vorgaben zur KI-Nutzung

Dabei erfolgt die Prüfung immer für einen spezifisch vom Antragsteller anzugebenden Anwendungsfall. Das gleiche KI-System kann für einen Anwendungsfall zugelassen sein (zum Beispiel Chatbot im Kundenservice) und im anderen Fall nur eingeschränkt (etwa Chatbot zur Bewerberauswahl). Ergebnis ist eine Whitelist zugelassener KI-Systeme für individuell beschriebene Anwendungsfälle.

Die Mitarbeitenden müssen Vertrauen in die KI-Nutzung haben. Das erfordert regelmäßige Schulungen, um die KI-Kompetenz an neue Entwicklungen angepasst zu halten, und eindeutige Arbeitsanweisungen für den KI-Einsatz (abgeleitet aus der umfassenden KI-Richtlinie). Schließlich werden angepasste Datenschutzhinweise benötigt.

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