Kassengesetz – DIHK-Befragung zeigt dringenden Handlungsbedarf

Die neuen Regeln zur Kassenführung belasten viele Betriebe deutlich – und die vom Gesetz versprochene Wirkung bleibt fraglich. Eine aktuelle DIHK-Umfrage offenbart erhebliche Kosten, technische Probleme und Bürokratiekosten. Jetzt braucht das Kassengesetz eine praxisgerechte Überprüfung.

Mit dem Kassengesetz sollen digitale Registrier- und Kassensysteme Manipulationen und Steuerbetrug verhindern. Doch für viele Unternehmen bedeutet die Umsetzung vor allem eines: zusätzliche Investitionen, aufwendige Belegpflichten und riskante Kontrollverfahren. Die DIHK-Befragung 2025 — mit fast 1.000 Teilnehmern aus Handel, Gastgewerbe und Dienstleistung — zeigt, wie stark die Belastung tatsächlich ist, und signalisiert: Die gesetzliche Regelung bedarf dringend einer Überarbeitung – mit Blick auf Fairness, Praktikabilität und Verhältnismäßigkeit.

Dieser Beitrag war 2025 das Thema der Woche im Newsletter der KW 41.

Kassengesetz auf dem Prüfstand

Laut Koalitionsvertrag soll das sogenannte Kassengesetz mit seinen vielfältigen Pflichten, wie etwa Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), Belegausgabepflicht, Kassenregistrierung, evaluiert werden. Das ist richtig, denn die Einführung des Kassengesetzes im Jahr 2016 hat zu einem erheblichen Kosten- und Bürokratieaufwand bei den Unternehmen geführt – so das Ergebnis einer aktuellen bundesweiten Befragung der IHK-Organisation. Aus Sicht der Betriebe sollte die angekündigte Überprüfung auch die Frage nach der grundsätzlichen Wirksamkeit des Gesetzes beantworten: Sind die Maßnahmen wirklich geeignet, Steuerbetrug zu verhindern und sind sie verhältnismäßig?

Befragung zeigt hohe Bürokratielast

Ziel der IHK-Befragung war, mehr über die in der Praxis auftretenden Probleme und Belastungen zu erfahren und Erkenntnisse für eine wirksamere Betrugsbekämpfung bei gleichzeitig geringeren Belastungen für die Unternehmen zu gewinnen. Dabei wurde deutlich: Statt allen Betrieben durch umfangreiche Pflichten hohe bürokratische Lasten aufzubürden, sollte die Finanzverwaltung gezielter risikobehaftete Fälle kontrollieren.

Vorgaben belasten viele Betriebe

Die verschärften Vorgaben zur Kassenführung belasten die Unternehmen erheblich: Teure Nachrüstungen der Kassensysteme, Berge von oft unerwünscht ausgegebenen Belegen und unangekündigte Kontrollen erschweren den Betriebsalltag. Eigentlich sollen diese Maßnahmen Kassenbetrug verhindern, doch die Wirkung ist ebenso ungewiss wie die Verhältnismäßigkeit von Aufwand und Nutzen.

So waren beispielsweise die ursprünglich vom Gesetzgeber auf 39 Euro veranschlagten Kosten für die Nachrüstung bestehender Kassensysteme mit einer TSE viel zu niedrig angesetzt: Rund die Hälfte der Unternehmen, die ihre Kassen nachrüsten konnten, musste bis zu 1.000 Euro investieren. Bei 55 Prozent der Unternehmen war dies technisch gar nicht möglich – sie mussten neue Kassensysteme anschaffen, obwohl die alten im Regelfall noch funktionsfähig waren.

Auch die Pflicht zur Belegausgabe verursacht – ganz abgesehen von den beanspruchten Ressourcen – erhebliche Kosten, denn die Belege müssen ausgedruckt werden, obwohl die Käuferinnen und Käufer bei Kleinbeträgen meist keinen ausgedruckten Bon wünschen. Nur ein Drittel der Kunden nimmt den Beleg tatsächlich mit. Die Hälfte der Unternehmen berichtet, dass über 80 Prozent der Bons direkt entsorgt werden. Bei den Unternehmen entstehen durch die Belegausgabe durchschnittlich Kosten von rund 300 Euro pro Jahr.

Zudem klagen 20 Prozent der Unternehmen über technische Schwierigkeiten bei der seit dem 1. Januar 2025 erforderlichen elektronischen Anmeldung der angeschafften Kassensysteme an die Finanzverwaltung. Unangekündigte "Kassen-Nachschauen" von Finanzbeamten in den Betrieben zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben führten in mehr als einem Drittel der Fälle zu erheblichen Beeinträchtigungen des Betriebsablaufs.

Wirtschaft fordert praxisnahe Lösungen

Erforderlich sind daher präzise und effiziente Maßnahmen, die dort ansetzen, wo die Wahrscheinlichkeit für ein nicht-rechtskonformes Verhalten höher ist. Hingegen sollten ungezielte Vorgaben, die erhebliche Kollateralschäden verursachen, wieder gestrichen werden. Konkrete Empfehlungen aus Sicht der Wirtschaft:

TSE-Pflicht differenzieren: Sie sollte nicht pauschal für alle Betriebe gelten, sondern nur bei risikobehafteten Sachverhalten.
Belegausgabe flexibilisieren: Die im Koalitionsvertrag vorgesehene Streichung der Belegausgabepflicht sollte umfassend und zügig umgesetzt werden. Belege sollten nur auf Kundenwunsch ausgestellt werden. Mitarbeiter der Finanzverwaltung können weiterhin inkognito durch Testeinkäufe und im Rahmen einer Kassen-Nachschau prüfen, ob Transaktionen im Kassensystem erfasst werden.
Meldeverfahren verbessern: Das elektronische Verfahren ist erst seit dem 1. Januar 2025 in Betrieb. Die dadurch entstehenden Rechtsfragen sollten rasch geklärt und eine komplikationslose Datenübermittlung gewährleistet werden.
Kein Zwang zum Einsatz von elektronischen Kassensystemen: Kleinere Betriebe sollten auch weiterhin die Möglichkeit zur Führung einer manuellen Kasse ohne technische Geräte, der "offenen Ladenkasse", haben, weil es keine Evidenz dafür gibt, dass diese per se anfälliger für Betrug sind. In diesen Fällen mit geringeren Umsätzen sollten Plausibilitätskontrollen der von den Betrieben eingereichten Steuererklärungen und Stichproben der Finanzämter reichen, um ein eventuelles Fehlverhalten zu vermeiden.
Prüfungsmethoden modernisieren: Statt aufwendiger Einzelfallprüfungen sollten Systemprüfungen, also eine Konzentration auf betriebsinterne Abläufe und Compliancemaßnahmen, vorgenommen werden, um die zeitliche und personelle Ressourcenbelastung in den Finanzbehörden zu reduzieren. Zudem sollten Prüfungen zeitnah erfolgen, idealerweise direkt im Anschluss an das Steuerjahr. Unternehmen würden so schnell die dringend benötigte Rechts- und Planungssicherheit erhalten. Finanzbehörden verfügen bereits im Rahmen von Außenprüfungen über umfangreiche Kontrollmöglichkeiten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung sollten sich kritische Sachverhalte gezielter identifizieren lassen. So ließen sich die Ziele der Finanzbehörden erreichen und zugleich die Belastungen von Unternehmen deutlich reduzieren.