Erweiterung der DLS grundsätzlich beschlossen

Mit der Änderung des § 4 Abs. 2a LStDV soll die DLS künftig nicht mehr nur die Daten des Lohnkontos umfassen. Erfasst werden sollen vielmehr auch steuerlich relevante Daten aus Vor- und Nebensystemen, beispielsweise aus elektronischen Fahrtenbüchern, Reisekostenabrechnungen oder Zeitwirtschaftssystemen. Die Regelung schafft die rechtliche Grundlage für eine schrittweise Erweiterung der DLS. Dabei soll die Verpflichtung jeweils nur für diejenigen Systeme gelten, für die eine konkrete Datensatzbeschreibung veröffentlicht wurde. 

Nach den bislang vorliegenden Informationen soll die Erweiterung sukzessive erfolgen. Genannt werden insbesondere Reisekostenabrechnungssysteme und Zeitwirtschaftssysteme.

Datensatzbeschreibung als zentrale Voraussetzung

Für die Praxis besonders wichtig ist eine Aussage aus den Abstimmungsgesprächen zwischen Finanzverwaltung, BZSt und Verbänden: Daten aus Vor- und Nebensystemen sollen erst dann verpflichtend übermittelt werden müssen, wenn für das jeweilige System eine konkrete DLS-Beschreibung vorliegt. Die Erweiterung soll damit „Zug um Zug“ erfolgen. 

Gerade für Reisekosten- und Zeitwirtschaftssysteme ist dies von erheblicher Bedeutung. Unternehmen und Softwareanbieter benötigen ausreichend Vorlauf, um Datenmodelle, Schnittstellen und Prozessabläufe anzupassen. Zudem stellt sich die Frage, welche Daten künftig tatsächlich übermittelt werden müssen und in welcher Form die Zuordnung zu lohnsteuerlichen Betriebsstätten erfolgen soll.

Diskussion um Reisekosten: Verschiebung noch nicht bestätigt

Im Rahmen aktueller Gespräche mit Vertretern der Finanzverwaltung wurde darüber berichtet, dass eine zeitliche Entkopplung zwischen der Einführung der DLS für Reisekostenabrechnungssysteme und den neuen Ausweis-, Melde- und Bescheinigungspflichten erwogen werde. Hintergrund ist die Sorge, dass die erforderlichen Daten ohne eine vorherige Standardisierung durch die Reisekostensysteme nicht in ausreichender Qualität für die Lohnabrechnung bereitgestellt werden können.

Aus Unternehmenssicht wäre eine solche Vorgehensweise sachgerecht. Erst wenn ein standardisierter Datensatz für Reisekostenabrechnungssysteme definiert und von den Softwareanbietern umgesetzt wurde, können die notwendigen Informationen verlässlich in die Entgeltabrechnung und gegebenenfalls in die Lohnsteuerbescheinigung übernommen werden.

Wichtig: Bislang liegen hierzu jedoch keine veröffentlichten BMF-Schreiben, BZSt-Verlautbarungen oder sonstigen schriftlichen Festlegungen vor. Die diskutierte Verschiebung stellt daher derzeit lediglich einen Gesprächsstand dar. Unternehmen sollten diese Annahme deshalb noch nicht als gesicherte Planungsgrundlage betrachten.

Erheblicher Umsetzungsaufwand für Unternehmen

Die Diskussionen zeigen zugleich die praktischen Herausforderungen. Viele Unternehmen nutzen unterschiedliche Reisekosten-, Zeitwirtschafts- und HR-Systeme. Häufig fehlen dort heute noch die Merkmale, die für eine spätere Zuordnung der Daten zur lohnsteuerlichen Betriebsstätte erforderlich wären.

Hinzu kommt, dass die Zuordnung historischer Daten, Rückrechnungen, Unternehmenszukäufe oder unterschiedliche Systemlandschaften erhebliche technische und organisatorische Anforderungen mit sich bringen können. In der Praxis wurde daher mehrfach darauf hingewiesen, dass nicht nur die DLS-Beschreibung selbst, sondern auch ausreichend lange Umsetzungszeiträume notwendig sein werden.

Betriebsstätte: Finanzverwaltung hält an bisheriger Linie fest

Nach den aktuell vorliegenden Abstimmungsergebnissen soll es bei der bisherigen lohnsteuerlichen Betrachtung der Betriebsstätte bleiben. Maßgeblich soll weiterhin die Definition der lohnsteuerlichen Betriebsstätte nach R 41.3 LStR sein. Interne Unternehmensbereiche, Niederlassungen oder Filialen sollen grundsätzlich nicht zu separaten DLS-Datenbeständen führen, sofern sie derselben lohnsteuerlichen Betriebsstätte zugeordnet sind.

Für besondere Fallkonstellationen, etwa bei Unternehmensübernahmen oder mehreren parallelen Abrechnungssystemen, ist eine Härtefallregelung vorgesehen. 

Fazit

Die Erweiterung der Digitalen LohnSchnittstelle nimmt weiter Gestalt an. Gleichzeitig bestehen weiterhin erhebliche Detailfragen zur praktischen Umsetzung. Positiv ist, dass die Finanzverwaltung bislang signalisiert hat, Vor- und Nebensysteme erst nach Vorliegen konkreter Datensatzbeschreibungen in die DLS einzubeziehen.

Für Arbeitgeber besteht derzeit jedoch noch keine belastbare schriftliche Grundlage für die Annahme, dass die DLS für Reisekostenabrechnungssysteme oder darauf aufbauende Meldepflichten zeitlich verschoben werden. Entsprechende Aussagen wurden bislang lediglich in Gesprächen erörtert. Bis zu einer offiziellen Veröffentlichung sollten Unternehmen daher die weitere Entwicklung aufmerksam verfolgen und ihre Systemlandschaften frühzeitig auf mögliche zukünftige Anforderungen überprüfen.