Der neue Entwurf eines „Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“ sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen oberhalb eines Jahresumsatzes von 100.000 Euro verpflichtend eine elektronische Registrierkasse verwenden müssen, sofern der Bargeldumsatz nicht unterhalb von 12.000 Euro liegt. Diese Unternehmen haben dann nicht mehr die Möglichkeit, eine offene Ladenkasse (OLK) zu führen. Zudem wurde die bislang bestehende Belegausgabepflicht in Papierform (Bonpflicht) durch eine digitale Belegbereitstellungspflicht ersetzt. Unternehmen werden durch die Maßnahmen mit erheblichen finanziellen und administrativen Kosten belastet, da gerade Kleinstunternehmen nunmehr zur Anschaffung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet werden und alle Unternehmen aufwändige Verfahren zur Bereitstellung von digitalen Kassenbelegen (zum Beispiel QR-Code mit Cloudintegration, E-Mail-Versand) implementieren müssen.

Allgemeine Registrierkassenpflicht

Unternehmen sind zurzeit nicht verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem für ihre Kasseneinnahmen zu verwenden. Vielmehr können sie entsprechende Einnahmen und Ausgaben im Rahmen einer sogenannten offenen Ladenkasse (OLK) erfassen. Dabei unterliegen sie den regulären Verpflichtungen bezüglich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der Kassenführung sowie grundsätzlich der Einzelaufzeichnungspflicht. 

Die nunmehr avisierte Einführung einer Registrierkassenpflicht zielt auf Unternehmen mit einem jährlichen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro ab, sofern die Bargeldumsätze nicht unter 12.000 Euro liegen. Hierdurch würden Unternehmen, die bislang ordnungsgemäß ihre Geschäftsaktivitäten mittels einer offenen Ladenkasse abgewickelt haben, zu weitreichenden Maßnahmen mit einem erheblichen Kosten- und Bürokratieaufwand verpflichtet. Dieses betrifft nicht nur die erstmalige Anschaffung eines elektronischen Kassensystems, das mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert werden muss. Vielmehr fallen auch erhebliche Folgekosten für den dauerhaften Betrieb und die Einbindung der Kasse an die TSE an. Zu diesen addieren sich dann noch die weitergehenden Kosten der avisierten digitalen Belegbereitstellung (siehe unten). 

Vorgesehen ist, dass Unternehmen, die im Jahr 2026 die oben genannten Grenzen überschritten haben, ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Registrierkasse verwenden müssen. Werden in späteren Jahren die Schwellenwerte überschritten, gilt die Registrierkassenpflicht ab dem 1.Juli des Folgejahres. Die Registrierkassenpflicht endet, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren die Grenzen unterschritten wurden.

Digitale Belegbereitstellung

Zurzeit sind Unternehmen verpflichtet, ihren Kunden einen Beleg in Papierform zur Verfügung zu stellen, unabhängig davon, ob der Kaufbetrag einen bestimmten Mindestwert übersteigt oder der Kunde einen Beleg verlangt (Bonpflicht).

Ab dem 1. Januar 2028 soll die physische Belegausgabepflicht in eine elektronische Belegbereitstellungpflicht umgewandelt werden. Hierdurch können zwar ressourcen- und aufwandsintensive Druckvorgänge entfallen. Allerdings müssten Unternehmen nunmehr aufwändige elektronische Prozesse/Software in die bestehende Kassen/IT-Landschaft implementieren, um Belege elektronisch dem Kunden zu übergeben. Erforderlich würde eine Neuanschaffung von elektronischen Ausgabegeräten (Displays, Monitore, NFC-Module), da die bestehenden Kassensysteme regelmäßig keine derartigen Ausgabemodule beinhalten. Sofern jedoch die neuen Module technisch nicht an die bestehenden Kassensysteme angebunden werden können, müssten die vorhandenen Altkassen durch neue Kassensysteme ersetzt werden. Auch wird es erforderlich sein, die elektronischen Belege in eine gesicherte Cloud-Umgebung einzustellen, die dann vom Kunden via Link (QR-Code) abgerufen werden. Dieses stellt besondere Anforderungen an die Verfügbarkeit (Abruf in Echtzeit, dauerhafte Belegvorhaltung für gegebenenfalls 10 Jahre), DSGV-Konformität aber auch die IT-Sicherheit für Unternehmen und Kunden gleichermaßen. 

Eine verpflichtende elektronische Belegbereitstellung würde daher neue Investitionen und weitere Bürokratie auslösen. So entstehen nicht nur einmalige Anschaffungs- und Implementierungskosten für Hardware, Schulungen, Anpassungen et cetera, sondern auch dauerhafte Folgekosten für beispielsweise Softwarelizenzen, Cloud-Dienste, Updates, Wartung, IT-Sicherheit, Dokumentation, Schulungen und externe Beratung. 

Zu beachten ist, dass Unternehmen bereits bei der Einführung des Kassengesetzes im Jahr 2016 erhebliche Investitionen in ihre Kassensysteme getätigt haben. Es ist auch darauf hinzuweisen, dass durch eine Umstellung von der physischen Belegausgabe hin zu einer elektronischen Belegbereitstellung nicht die bestehenden Drucker obsolet werden: Vielmehr hat der Kunde weiterhin einen zivilrechtlichen Anspruch auf Aushändigung eines schriftlichen Beleges (Quittung) in Papierform gem. § 368 BGB.

Für Kassensysteme mit integrierter eichrechtlicher Waagenfunktion wurde in Art. 101a Abs. 11 EGAO-E eine Übergangsregelung aufgenommen, wonach diese weiterhin Papierbelege bis zum 31. Dezember 2032 ausgeben dürfen. Diese Regelung greift eine Forderung der IHK-Organisation auf, da aufgrund Europäischer Vorschriften im Eichrecht entsprechende Einheiten Belege in Papierform ausgeben müssen.

Kassen-Nachschau

Zuständig für die Durchführung von sogenannten Kassen-Nachschauen sind bislang die örtlich zuständigen Finanzämter (Betriebsstätten, Geschäftsleitungs- und Wohnsitzfinanzamt). Diese sollen nunmehr auch von den Finanzämtern vorgenommen werden, in deren Bezirk Unternehmen Tätigkeiten ausüben, die Kasseneinnahmen verursachen (§ 146d Abs. 1a AO-E). Ausdrücklich wurde auf Marktstände, Messen, Schausteller und Weihnachtsmärkte hingewiesen.

Ausnahmeverordnung

In § 146b Abs. 5 AO-Entwurf ist der Erlass einer Rechtsverordnung für Ausnahmen von der Kassenpflicht vorgesehen. Ein entsprechender Diskussionsentwurf einer „Verordnung zur Bestimmung von Ausnahmen zur Kassenpflicht nach § 146b Absatz 1 Abgabenordnung (Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung – KassenPflAusnV)“ wurde bereits veröffentlicht. 

Hinweis: Der Entwurf ist nicht Gegenstand des laufenden Gesetzgebungsverfahrens, soll aber zeitnah in einem separaten Verfahren beschlossen werden. 

Vorgesehen sind Ausnahmen für

• Kreditinstitute und Versicherungen;
• Umsätze auf elektronischen Plattformen;
• Umsätze außerhalb von Betriebsstätten, zum Beispiel bei mobilen Tätigkeiten;
• wechselnde Betriebsstätten, zum Beispiel Marktständen;
• Vertrauenskassen (§ 2 Abs. 4),
• Juristische Personen des öffentlichen Rechts und gemeinnützige Organisationen.

Der Gesetzentwurf wurde für besonders eilbedürftig i.S.v. Art. 76 Abs. 2 S. 4 GG erklärt und unterliegt verkürzten Verfahrensfristen, damit das Gesetzgebungsverfahren noch im Jahr 2026 abgeschlossen werden kann. Der Gesetzentwurf wurde bereits dem Bundesrat zugeleitet, der eine Stellungnahme abgeben wird. Im Anschluss findet dann die parlamentarische Befassung im Deutschen Bundestagtag statt. Ziel der Bundesregierung ist es, das Gesetz am 18. Dezember 2026 in 2./3. Lesung zu beschließen, wobei die Zustimmung des Bundesrates ebenfalls am 18. Dezember 2026 erfolgen soll.