Immer wieder dieselben Nachweise einreichen oder Behördengänge persönlich erledigen: Für Unternehmerinnen und Unternehmer bedeutet das ebenso ärgerlichen wie überflüssigen Aufwand. Digitale Identitäten können viele Verwaltungspflichten künftig vereinfachen. Sie ermöglichen den Betrieben, ihre Identität sowie Vertretungsberechtigungen und weitere Angaben künftig online nachzuweisen.

Auf europäischer Ebene entstehen derzeit gleich zwei Wallet-Lösungen: die "EUDI-Wallet" (EU Digital Identity Wallet), die sich vor allem an natürliche Personen richtet, und die "European Business Wallet" für Unternehmen und andere Organisationen.

Doch Betriebe können digitale Identitäten nicht nur für eigene Nachweise nutzen: Die EUDI-Wallet kann auch Unternehmen einen Mehrwert bieten, die digitalen Nachweise ihrer Kundinnen und Kunden entgegennehmen – also als Akzeptanzstelle handeln. Hotels könnten etwa die Angaben beim Check-in digital übernehmen, statt sie manuell zu erfassen. Mobilfunkanbieter hätten die Möglichkeit, ihre Kundinnen und Kunden beim Abschluss eines Vertrags online zu identifizieren, ohne dass diese Ausweisdokumente hochladen oder eine Filiale aufsuchen müssten.

Der rechtliche Rahmen entsteht

Das Mitte Oktober 2026 vom Bundestag beschlossene Digitale-Identitäten-Gesetz schafft die rechtlichen Grundlagen für die EUDI-Wallet in Deutschland. Damit können Menschen ihre Identität und andere Sachverhalte digital nachweisen und zum Beispiel belegen, dass sie für ein Unternehmen handeln dürfen. Ab dem 2. Januar 2027 sollen die ersten EUDI-Wallets auch in Deutschland mit ausgewählten Grundfunktionen zur Verfügung stehen.

Gleichzeitig beraten auf europäischer Ebene EU-Kommission, EU-Parlament und EU-Rat über einen Verordnungsvorschlag für European Business Wallets. Hier handelt es sich um eine paneuropäische Vertrauensinfrastruktur für Unternehmen. Anders als die personenbezogene EUDI-Wallet ist dieses Instrument auf Organisationen zugeschnitten. Es soll Unternehmensidentitäten, Nachweise, Rollen und Vertretungsberechtigungen digital abbilden und für eine bessere Integration von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen sorgen.

Machbarkeit für alle gewährleisten

Gerade bei kleineren Unternehmen muss bei der Nutzung der EUDI-Wallet klar sein: Handelt jemand privat oder für den Betrieb? Eine Person, die ein kleines Unternehmen führt, kann beispielsweise privat ein Auto mieten oder im Namen ihres Betriebs einen Transporter buchen. Im zweiten Fall muss neben ihrer persönlichen Identität auch ihre geschäftliche Rolle erkennbar sein. Deshalb sind klar getrennte private und geschäftliche Identitäten notwendig – nicht zwingend zwei separate Wallets.

Für digitalen Unternehmensidentitäten braucht es verlässliche Datenquellen. Das Digitale-Identitäten-Gesetz setzt für den Nachweis einer geschäftlichen Tätigkeit im Rahmen der EUDI-Wallet bislang auf Justizregister. Das greift allerdings zu kurz, denn nicht alle Betriebe und Selbstständigen sind dort eingetragen oder müssen dort eingetragen sein.

Das betrifft zum Beispiel viele kleinere Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbRs) und Kleingewerbetreibende. Ihre Vertreterinnen und Vertreter sollten die EUDI-Wallet künftig auch ohne Eintragung im Gesellschafts- oder Handelsregister geschäftlich nutzen können. Denn ein faktisch verpflichtender Eintrag würde zusätzliche Kosten und Aufwand verursachen, etwa wegen der erforderlichen notariellen Mitwirkung. Hier braucht es Alternativen in Form weiterer geeigneter Datenquellen und Nachweiswege. Diese sollten bei der Umsetzung der European Business Wallet von Anfang an für alle Unternehmen zur Verfügung stehen.

Die gesamte Verwaltung muss mitmachen

Eine digitale Identität allein macht noch keinen digitalen Verwaltungsprozess. Unternehmen profitieren erst, wenn sie einen Vorgang vollständig digital erledigen können – vom Identitätsnachweis bis zum Abschluss des Verfahrens. Das müssen besonders Kommunen beherzigen, die für viele Betriebe der direkte Ansprechpartner der Verwaltung sind. Welche Vorgänge digital abgewickelt werden können, sollte nicht vom Standort des Unternehmens oder der zuständigen Behörde abhängen.

Deshalb sollten Bund, Länder und Kommunen verbindlich in die Wallet-Infrastruktur eingebunden werden. Kommunen benötigen zentrale technische Lösungen, ausreichende Finanzierung und Unterstützung bei der Umsetzung. Andernfalls droht ein Flickenteppich, der den Nutzen für Betriebe erheblich einschränken würde.

Digital muss auch rechtlich zählen

Und: Technisch digital reicht nicht. Wenn ein Unternehmen sich über die Business Wallet eindeutig identifiziert und seine Vertretungsberechtigung nachweist, sollte es einen Vorgang darüber möglichst auch rechtswirksam abschließen können. Zusätzliche nationale Formanforderungen, etwa besondere Unterschriftserfordernisse, dürfen nicht dazu führen, dass Betriebe für den letzten Schritt auf ein separates Verfahren ausweichen müssen. Das erforderliche Sicherheitsniveau sollte sich dabei am tatsächlichen Risiko des Vorgangs orientieren.

Das ist auch im Vorschlag der Europäischen Kommission zur European-Business-Wallet-Verordnung verankert: Eine über die Business Wallet vorgenommene Handlung sollte grundsätzlich die gleiche Rechtswirkung entfalten können wie ihr analoges Gegenstück.