Informationspflichten gegenüber Teilnehmenden des EPdU gemäß Artikel 13 DSGVO

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Anmeldung als Teilnehmer der deutschen Delegation beim Europäischen Parlament der Unternehmen (EPdU) und als Teilnehmer am deutschen Rahmenprogramm.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK)
Breite Straße 29
D-10178 Berlin
Telefon 030 20308-0
E-Mail  events-bruessel@dihk.de

3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Kei-Lin Ting-Winarto
Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK)
Breite Straße 29
D-10178 Berlin
Telefon 030 20308-2717
E-Mail datenschutz@dihk.de

4. Art der erhobenen Daten

Es werden die im Anmeldeformular erhobenen Daten, unterteilt nach Pflichtfeldern und optionalen Feldern, verarbeitet. Eine weitere Anreicherung und Verarbeitung findet ausschließlich zum Zweck einer effizienten Veranstaltungsorganisation statt, siehe nachfolgende Zwecke. 

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden dafür erhoben, um

• Ihre Teilnahme am deutschen Rahmenprogramm zum EPdU zu gewährleisten und das Programm entsprechend zu organisieren;
• Sie als Teilnehmer der deutschen Delegation zum EPdU beim Europäischen Parlament voranzumelden durch Weitergabe Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Teilnehmerkategorie;
• Direkt mit Ihnen als Teilnehmer vor und nach der Veranstaltung zu kommunizieren zum Beispiel, um Ihnen die Briefings (Vorbereitungen) und andere wichtige Informationen oder die Nachbereitung zu schicken.

Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO in Verbindung mit § 10a IHK, § 3 BDSG verarbeitet. Die Durchführung dieser Veranstaltung dient und entspricht unserem gesetzlichen Auftrag. Ohne Bereitstellung dieser Daten ist eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich.

Für die optimale Organisation der Rahmenveranstaltungen sind auch Angaben zu später oder früher An- und Abreise, der ausgewählten Hotelunterbringung, mögliche Lebensmittelunverträglichkeiten et cetera notwendig. Diese Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) verarbeitet. 

Wir weisen Sie darauf hin, dass bei der Veranstaltung fotografiert und/oder gefilmt wird. Die Fotos werden zum Zweck der Dokumentation der Veranstaltung und im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit (Print, Online, Soziale Netzwerke et cetera) verwendet. Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten, meiden Sie bitte die Bereiche, in denen Foto- und Filmaufnahmen gemacht werden und/oder sprechen Sie dies bitte unmittelbar beim Fotografen an, damit Ihr Wunsch berücksichtigt werden kann.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an

• die für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter der DIHK sowie weitere DIHK-Kollegen,  -Bereichsleiter und -Hausleitung zur Erstellung der entsprechenden Briefings

• die jeweilige Landesarbeitsgemeinschaft (LAG) der entsendenden IHKs – zum Abgleichen des Anmeldestands und Vergabe der Rednerslots 

• gegebenenfalls Pressereferenten oder Mitarbeiter der entsendenden IHKs – für die Kommunikationsarbeit

• die Geschäftsstelle der Wirtschaftsjunioren Deutschland (WJD) – zum Abgleichen des Anmeldestands und zur Vergabe der Rednerslots 

• den Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) e.V. – für die gemeinsame Organisation der Veranstaltung

• Eurochambres – vor allem für die Vergabe der Rednerslots

• das Europäische Parlament – für die Voranmeldung zur Hauptveranstaltung

• gegebenenfalls Institutionen, die Veranstaltungsräumlichkeiten zur Verfügung stellen und dafür bestimmte Daten der Teilnehmer verlangen (zum Beispiel für die Sicherheitskontrolle)

Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung haben Zugriff auf die Daten.

Zweckangabe (siehe oben, Punkt 5):

Für die Voranmeldung zum EPdU beim Europäischen Parlament muss die DIHK den Namen, die E-Mailadresse und die Teilnehmerkategorie vorlegen. Anschließend können die Teilnehmer ihre Anmeldung selbst mit ihren personenbezogenen Daten vervollständigen. Die DIHK kann diese Daten nicht einsehen, kann Ihre Anmeldung aber bei Absage der Teilnahme löschen.

Für die Organisation des deutschen Rahmenprogramms muss die DIHK deshalb separat die Daten der deutschen Teilnehmer erheben, wie grundlegende Kontaktdaten und Angaben zum Unternehmen, zur IHK-Zugehörigkeit und zur Funktion innerhalb der IHK. 

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt über eine Webanwendung im Internet. Die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten kann damit nicht garantiert werden. Ihre Daten können über die Webanwendung auch in Drittländern abgerufen werden, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Folgende Daten werden nach der Ergebung für längstens drei Jahre gespeichert: Name, Unternehmen, IHK-Zugehörigkeit und -Funktion, Bundesland. Damit können wir bei eventuellen Rückfragen der Hausleitung oder aus der IHK-Organisation Auskunft über Ihre Teilnahme an früheren Ausgaben des EPdU geben.

Alle anderen Daten werden innerhalb von drei Monaten nach der Veranstaltung gelöscht.

9. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihre Anmeldung zum EPdU und zum Rahmenprogramm nicht bearbeitet werden.

• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

• Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die DIHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die betriebliche Datenschutzbeauftragte.

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: 

Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn 
Telefon: +49 (0)228-997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

10. Widerrufsrecht bei Einwilligung 

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die DIHK durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen per E-Mail an events-bruessel@dihk.de. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

11. Quelle der Daten

Die Daten, die wir für die Organisation des deutschen Rahmenprogramms und die Kommunikation mit Ihnen verarbeiten, haben Sie uns direkt über das Anmeldeformular (Sweap) übermittelt. 

In Ausnahmefällen wurden sie uns partiell von IHKs oder Landesarbeitsgemeinschaften der Industrie- und Handelskammern übermittelt (falls uns die LAGs die Namen der benannten Teilnehmer aus ihrem Bundesland mitteilen). Für diesen Fall sind die IHKs bzw. die LAGs für die datenschutzkonforme Weitergabe verantwortlich.