Obligation d'informer les parties intéressées participants à des événements conformément à l'Art. 13 et 14 du RGPD

1. Désignation de l'activité de traitement

Les informations relatives à la protection des données sont fournies dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel pour l'inscription à nos événements. Sans ces données, il nous est malheureusement impossible de traiter votre inscription.

Cette obligation d'information s'applique à la fois aux événements en ligne et aux événements en présence.

2. Nom et coordonnées du responsable du traitement

Chambre de commerce et d'industrie allemande (DIHK)
Breite Straße 29
D-10178 Berlin
Allemagne
Téléphone +49 30 20308-0
Courriel info@dihk.de

DIHK Service GmbH
Breite Straße 29
D-10178 Berlin
Allemagne
Téléphone +49 30 20308-0
Courriel info@dihk.de

DIHK DEinternational GmbH
Breite Straße 29
D-10178 Berlin
Allemagne
Téléphone +49 30 20308-0
Courriel DEinternational@dihk.de

3. Nom et coordonnées du délégué à la protection des données de l'entreprise

 4. Finalités et bases juridiques du traitement

Vos données seront traitées afin de recevoir votre inscription aux événements et d'organiser et de gérer l'événement.

a) Événement de présence

Vos données pour l'inscription à l'événement seront traitées sur la base de l'article 6 (1) (b) du RGPD – contrat.

Nous tenons à souligner qu'il y aura des photos et/ou des tournages lors de l'événement. Les photos seront utilisées dans le but de documenter l'événement et dans le cadre de notre travail de relations publiques (imprimé, en ligne, réseaux sociaux, etc.).

Si vous ne souhaitez pas être photographié, merci d'éviter les zones où se dérouleront les prises de vue et/ou de contacter directement le photographe afin que votre demande soit prise en compte. La base juridique du traitement des données susmentionné est l'article 6, paragraphe 1, points e), 2 et 3 du RGPD en liaison avec l'article 3 BDSG pour le DIHK et l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (intérêt légitime) pour DIHK Service GmbH et DIHK DE International GmbH.

b) Événement en ligne

Pour les événements en ligne, nous utilisons Microsoft Teams. Il traite vos données personnelles sous forme de vidéo ou d'audio ainsi que vos données de connexion. Vous pouvez décider vous-même si la caméra et le microphone sont activés ou désactivés. Vous avez également la possibilité de partager du contenu. Si vous participez à la fonction de chat, nous traitons vos données personnelles contenues dans les textes du chat, et les autres participants ont également connaissance de ce contenu. Par principe, nous n'enregistrons pas les événements en ligne. Si, exceptionnellement, un enregistrement est effectué, les participants en seront informés à l'avance.

Une fois la réunion d'équipe terminée, l'organisateur reçoit un rapport de présence contenant des informations sur la durée de la réunion ainsi que le nom et l'adresse électronique des participants.

Vos données seront traitées sur la base de l'art. 6 al. 1 lettre b, de la RGPD – contrat.

c) Enregistrement de l'événement en ligne

Dans la mesure où un enregistrement est effectué, nous avons obtenu votre consentement au préalable. À cet égard, les données sont traitées sur la base de l'art. 6 al. 1 lettre c RGPD – consentement. 

5. Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel

Vos données personnelles seront transmises :

• aux employés de la DIHK, DIHK Service GmbH ou DIHK DEinternational GmbH responsables de l'organisation et de l'exécution de l'événement,
• aux co-organisateurs,
• aux intervenants,
• aux prestataires de services externes responsables de l'organisation et de la mise en œuvre de l'événement
• aux services de sécurité si les conditions l’exigent,
• aux prestataires de services de contrôle d'accès internes également en charge de la vidéo surveillance,
• éventuellement aux partenaires politiques et ministériels
• éventuellement aux réseaux sociaux, presse
• et à nos prestataires de services pour le support technique de l'application.

En cas d'utilisation de Microsoft Teams, vos données personnelles seront transférées au prestataire de services. Pour plus de détails sur le traitement des données par Microsoft, veuillez vous reporter à la politique de confidentialité de Microsoft à l'adresse suivante https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

6. Transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers

a) Événement de présence

Dans le cas d'événements de présence, il n'est généralement pas prévu de transférer vos données personnelles à un pays tiers ou à une organisation internationale.

b) Événement en ligne

Lors de l'utilisation des services de Microsoft, les données personnelles peuvent également être traitées aux États-Unis. Le transfert est basé sur des clauses standard de protection des données (SCC) comme garanties appropriées. 

Vos données sont collectées à travers une application web sur Internet. La confidentialité, l’intégrité (inviolabilité), l’authenticité et la disponibilité des données à caractère personnel ne peuvent donc être garanties. Les données ainsi collectées peuvent être lues et téléchargées dans des pays tiers qui n’ont pas de réglementations comparables à celles de la République fédérale d'Allemagne en matière de protection des données.

7. Durée de conservation des données à caractère personnel

Les délais de conservation résultent de la réglementation fiscale (10 ans).

La suppression automatique des messages de chat des sessions d'équipe n'est actuellement pas possible. L'auteur a toutefois la possibilité de supprimer ses propres contributions. Actuellement, Microsoft ne prévoit pas la possibilité de supprimer les rapports de présence.

8. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD vous avez les droits suivants :

• Vous avez un droit d’information concernant le traitement de vos données à caractère personnel enregistrées (art. 15 RGPD).
• Si le traitement de données à caractère personnel est inexact, vous disposez d’un droit de rectification (art. 16 RGPD).
• Si les conditions légales sont remplies, vous pouvez demander la suppression de vos données ou limiter leur traitement. Vous pouvez également exercer un droit d’opposition au traitement de vos données (articles 17, 18 et 21 du RGPD). Dans ce cas, nous ne pourrons plus communiquer avec vous en tant que participant.
• Si vous avez donné votre accord au traitement des données, vos données feront alors l’objet d’un traitement automatisé. Vous disposez d'un droit à la portabilité de vos données (art. 20 RGPD).

Si vous faites usage de vos droits susmentionnés, la DIHK vérifiera si les conditions légales pour cela sont remplies.

Pour exercer vos droits, veuillez vous adresser au Délégué à la protection des données.

Pour toute réclamation relative à la loi sur la protection des données, vous pouvez contacter le responsable et l'autorité de surveillance compétente:

pour DIHK

BfDI  Commissaire fédéral à la protection des données et à la liberté d'information
Graurheindorfer Straße 153
3117 Bonn
Allemagne
Téléphone +49 228 997799-0
Courriel poststelle@bfdi.bund.de

pour DIHK Service GmbH et DIHK DE international GmbH

Commissaire à la protection des données et à la liberté d'information de Berlin
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
Allemagne
Téléphone +49 30 13889-0
Fax +49 30 215505050
Courriel mailbox@datenschutz-berlin.de

9. La source des données

Si l’inscription à l’évènement a été faite par votre employeur, vos données à caractère personnel proviennent de cette source.

A l’occasion de certains événements, nous utilisons pour les invitations les données disponibles dans notre banque d'adresses.