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In welchem Format muss eine elektronische Rechnung künftig ausgestellt werden? Sind hybride Formate zulässig? Wie sieht es mit dem elektronischen Datenaustausch per EDIFACT aus? Noch bevor das Wachstumschancengesetz und damit die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung überhaupt verabschiedet ist, gibt das Bundesministerium der Finanzen erste Hinweise.
Dem Entwurf des Wachstumschancengesetz entsprechend müssen elektronische Rechnungen (eRechnungen) künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Klar ist, dass word- oder reine pdf-Formate nicht hierunter fallen. Was ist aber zum Beispiel mit der XRechnung, dem hybriden ZUGFeRD-Format und dem Datenaustausch per EDIFACT?
Auf entsprechende Fragen der Verbände hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit Schreiben vom 2. Oktober 2023 erste Hinweise gegeben, wie mit den zuvor genannten Formaten künftig umzugehen ist.
Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen insbesondere sowohl Rechnungen nach dem XStandard (so genannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer eRechnung. Auch weitere Rechnungsformate können die genannten Anforderungen erfüllen.
Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass bei hybriden Formaten, wie dem ZUGFeRD-Format, das aus einer Bilddatei (pdf-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, künftig der strukturierte Teil maßgebend sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Bislang gilt entsprechend Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE die Bilddatei als führender Teil, da auf die Lesbarkeit durch das menschliche Auge abgestellt wird. Mit Einführung der eRechnung wird dieses Verhältnis umgekehrt.
Nicht abschließend geklärt ist die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT (EDI-Verfahren). Streng genommen entspricht dies nicht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU. Das BMF ist sich der Bedeutung dieses Rechnungsstellungsformats für bestimmte Bereiche der Wirtschaft bewusst. Daher werde aktuell bereits an einer Lösung gearbeitet, welche die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll. Es könne jedoch nicht völlig ausgeschlossen werden, dass mit der Einführung des transaktionsbezogenen Meldesystems noch technische Anpassungen an bestimmten EDI-Verfahren erforderlich werden können. Dieser Umstellungsaufwand soll aber im Interesse der Wirtschaft auf das Notwendige begrenzt werden.
Klarstellend weist das Bundesministerium der Finanzen nochmal darauf hin, dass nach dem Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes ab dem 1. Januar 2025 die Entgegennahme von eRechnungen für alle inländischen Unternehmer verpflichtend sein wird. Die im Entwurf vorgesehene Übergangsregelung (§ 27 Abs. 39 UStG-E) betrifft lediglich die Ausstellung von Rechnungen. Wenn der leistende Unternehmer eine eRechnung ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese auch entgegennehmen.
