Das Kassengesetz von 2016 soll die Kassenführung nachvollziehbar machen und Steuerhinterziehung erschweren – ein Ziel, das von der Wirtschaft geteilt wird.
Nach und nach sind dafür Vorschriften in Kraft getreten, die für eine korrekte sowie vollständige, zeitgerechte und manipulationssichere Erfassung von Kassenvorgängen sorgen sollen. Dazu zählt unter anderem die Pflicht, bei jedem Kauf einen Beleg auszugeben. Elektronische Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die bewirkt, dass alle Eingaben unveränderlich gespeichert und jederzeit nachvollziehbar sind.
Seit Anfang des Jahres müssen alle elektronischen Kassensysteme online über eine Schnittstelle wie etwa das Elster-Portal beim Finanzamt gemeldet werden. Die Finanzverwaltung ist zudem zur unangemeldeten Überprüfung des Kassensystems in den Geschäftsräumen berechtigt ("Kassennachschau").
Die Vorschriften in der Praxis: Hoher Aufwand, ...
Wie kommen die Betriebe mit den Vorschriften zurecht? In einer bundesweiten Unternehmensbefragung hat die DIHK im Sommer 2025 knapp 1.000 Antworten zu den Belastungen und Problemen mit dem Kassengesetz erhalten. Hiernach musste mehr als jedes zweite der antwortenden Unternehmen aufgrund des "Kassengesetzes" neue Geräte anschaffen, weil die bisherigen Systeme technisch nicht aufrüstbar waren! Bei sechs Prozent der Antwortenden ging es sogar um mehr als zehn Geräte. Hinzu kam der Aufwand für Installation, Schulung, Updates und dergleichen.
36 Prozent der Betriebe haben schon TSE-Ausfälle verzeichnet. Bei 40 Prozent dauerten diese bis zu einen Tag lang. In 36 Prozent der Fälle liefen die Systeme nach einer Stunde wieder, bei immerhin 20 Prozent dauerte die Störung bis zu eine Woche.
... und viele Probleme
Ein weiteres Ergebnis: Neben den Kosten, die die verpflichtende Belegausgabe verursacht – für große Filialisten können diese in die Millionen gehen –, werden auch Ressourcen verschwendet. Denn immerhin 73 Prozent der Betriebe setzen auf einen Papierausdruck. Dabei wünschen die Kunden bei Kleinbeträgen oft keinen ausgedruckten Kassenbeleg und werfen den Bon vielfach noch in den Geschäftsräumen weg. Für das avisierte Ziel, Kassenmanipulationen zu bekämpfen, ist ein Bon auch nicht erforderlich: Prüfer des Finanzamtes können bei der Kontrolle der Kassensysteme jederzeit anonymisierte Käufe vornehmen und im Rahmen einer unangemeldeten Kassennachschau die Kassensysteme vor Ort dahingehend überprüfen, ob diese Umsätze regelkonform verbucht wurden.
Die verpflichtende elektronische Meldung der angeschafften Kassensysteme ans Finanzamt hatte zum Befragungszeitpunkt im Sommer 2025 die Hälfte der Umfrageteilnehmer vollzogen. Von diesen war jeder Fünfte auf Schwierigkeiten gestoßen, fast jeder Zweite hatte sich die Unterstützung seines Steuerberaters gesichert.
Und auch bei der Kassennachschau sehen die Unternehmen wegen der Störung betrieblicher Abläufe noch Verbesserungsbedarf. So mussten etwa 34 Prozent ihren Geschäftsbetrieb für den nicht angekündigten Besuch des Finanzamtes unterbrechen.
Betriebe nicht unter Generalverdacht stellen
Diese Rückmeldungen werfen ein Schlaglicht auf die erheblichen organisatorischen, bürokratischen und finanziellen Belastungen, mit denen das "Kassengesetz" die Unternehmen flächendeckend überzieht. Die DIHK macht sich für eine effiziente Bekämpfung von Kassenbetrug stark, sieht an der aktuellen Ausgestaltung jedoch noch Nachbesserungsbedarf. Zunächst gilt es, den Umfang des Problems valide zu ermitteln und nicht nur, wie geschehen, auf Basis einer OECD-Studie zum Betrug in der kanadischen Gastronomie hochzurechnen. Dann sollten betrugsanfällige Sachverhalte gezielt aufgegriffen, besser kontrolliert und verfolgt werden.
Zielgenau und effizient wirkende Maßnahmen nötig
Die DIHK hat eine Reihe von Vorschlägen entwickelt, wie sich die gemeinsamen Ziele besser erreichen lassen:
Zunächst sollten die bisherigen Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden.
Die TSE-Pflicht sollte nur dort gelten, wo risikobehaftete Sachverhalte vorliegen.
Die im Koalitionsvertrag vorgesehene Streichung der Belegausgabepflicht sollte möglichst rasch umgesetzt werden.
Zum elektronischen Meldeverfahren für Kassen bestehen immer noch Rechtsunsicherheiten, die es rasch zu klären gilt. Zudem muss eine komplikationslose Datenübermittlung gewährleistet werden.
Kein Zwang zum Einsatz von elektronischen Kassensystemen: Kleinere Betriebe sollten auch weiterhin die Möglichkeit zur Führung einer manuellen Kasse ohne technische Geräte sogenannte offenen Ladenkasse haben, weil es keine Evidenz dafür gibt, dass diese per se anfälliger für Betrug sind. In diesen Fällen mit geringeren Umsätzen sollten Plausibilitätskontrollen der von den Betrieben eingereichten Steuererklärungen und Stichproben der Finanzämter reichen, um ein eventuelles Fehlverhalten zu vermeiden.
Um den Zeit- und Personalaufwand von Finanzverwaltung und Unternehmen gleichermaßen zu schonen, sollten anstelle von Einzelfallprüfungen Systemprüfungen vorgenommen werden, am besten unmittelbar nach dem Steuerjahr. Dabei sollten die Finanzbehörden die fortschreitende Digitalisierung nutzen, betrugsanfällige Sachverhalte gezielt und risikoorientiert zu identifizieren.
Die Ergebnisse der Unternehmensbefragung gibt es hier zum Download:
DIHK-Unternehmensbefragung Kassengesetz (PDF, 558 KB)
