Was bei der Einführung der E-Rechnung zu beachten ist

Zwar gibt es Übergangsvorschriften, doch grundsätzlich müssen Unternehmen ihre Rechnungen im inländischen Geschäftsverkehr seit dem 1. Januar 2025 elektronisch (als E-Rechnung in einem strukturierten Format) stellen. Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, also beispielsweise auf Papier oder als einfaches PDF-Dokument ausgestellt werden, fallen unter die Bezeichnung "sonstige Rechnung".

Wie sich die E-Rechnungs-Pflicht in der Praxis konkret gestaltet, beschreibt das  BMF in seinem ersten Anwendungsschreiben von Oktober 2024. Dabei geht es unter anderem um die Regelungen zum Umgang mit Verträgen und Dauerrechnungen, zu Rechnungsberichtigungen, zum Vorsteuerabzug oder zur Aufbewahrung elektronischer Unterlagen – und auch um Übergangsfristen. 

So will die Finanzverwaltung in der Einführungsphase bis Ende 2027 den "Umstand des Transformationsprozesses", den die Einführung der E-Rechnung für die Unternehmen bedeutet, "angemessen berücksichtigen". Die DIHK geht davon aus, dass die Finanzverwaltung auf Fehler beziehungsweise Versäumnisse im Zusammenhang mit der Umstellung wohlwollend reagiert. 

Zweites Schreiben soll bis Ende 2025 kommen

Ende Juni 2025 hat das Ministerium den Entwurf eines zweiten Schreibens zur Diskussion gestellt. Einerseits soll damit der Umsatzsteuer-Anwendungserlass von Oktober 2010 an die neue Rechtslage und die bisherigen Anwendungshinweise der Finanzverwaltung angepasst werden. Andererseits sind auch einige Änderungen gegenüber dem Anwendungsschreiben von Oktober 2024 vorgesehen. Für die Unternehmen besonders relevant sind dabei die folgenden Punkte: 

• Rechnungen von Kleinunternehmern werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Damit vollzieht das BMF die kurzfristig mit dem Jahressteuergesetz 2024 in § 34a UStDV aufgenommene Ausnahme auch im Anwendungsschreiben nach. Werden dennoch E-Rechnungen verschickt, ist dies ohne Zustimmung des Empfängers möglich.
• Die Finanzverwaltung regt die Nutzung einer geeigneten "Validierungsanwendung" an, die die Vollständigkeit der Rechnungsangaben, aber insbesondere auch die Zulässigkeit des Formats überprüfen kann. Welche Tools dafür als geeignet angesehen werden, bleibt allerdings offen.
• Hinsichtlich der Folgen fehlerhafter Rechnungen wird zwischen Formatfehlern und inhaltlichen Fehlern unterschieden: Vorgesehen ist, dass die Finanzverwaltung bei Formatfehlern eine sogenannte "sonstige Rechnung" unterstellt und bei inhaltlichen Fehlern von einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung ausgeht. 
• E-Rechnungen sollen grundsätzlich nur noch aus einem Dokument bestehen. Bei "hybriden E-Rechnungen", die einen sichtbaren Teil (etwa ein PDF-Dokument) und einen maschinenlesbaren Teil (beispielsweise eine .xml-Datei) umfassen, wird dies als gegeben angenommen. Andere Rechnungsformate, die aus mehreren Dokumenten bestehen – etwa, weil sie Anlagen enthalten –, sollen als "sonstige Rechnungen" gelten. Werden in Anlagen Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form übermittelt, soll aus Sicht der Finanzverwaltung keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen.
• Bei E-Rechnungen soll zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form unversehrt aufbewahrt werden.  

Die DIHK hat sich gemeinsam mit weiteren Verbänden im August 2025 zu dem Entwurf geäußert:

Verbände-Stellungnahme vom 7. August 2025 (PDF, 212 KB)

Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens ist für das vierte Quartal 2025 geplant.